Statuts de l’association

La Guilde d’Altaride
dimanche 27 février 2005
par  Benoît, Cédric, Moi, smeet
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Préambule

Les membres fondateurs de l’association sont les créateurs du monde imaginaire Altaride, ils désirent développer cet univers et plus particulièrement le jeu de rôle Mythe d’Altaride.

Article 1er - Titre de l’association

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre La Guilde d’Altaride.

Article 2 - Objectifs de l’association

Cette association se donne les buts suivants :
- Développer et aboutir l’univers imaginaire Altaride ;
- Crédibiliser l’organisation ;
- Recenser les joueurs de Mythe d’Altaride ;
- Faciliter les contacts dans le milieu de l’édition, avec pour objectif d’éditer le jeu de rôle Mythe d’Altaride et éventuellement d’autres créations ;
- Auto-financer : achat d’illustrations, participation active à des évènements culturels et ludiques ;
- Organiser des parties de jeu de rôle sur table et sur Internet.

Article 3 - Siège social

Le siège social est fixé à l’adresse suivante :

La Guilde d’Altaride,

Chez M. LABORDE BOUTET Cédric
23, rue Père de la Croix,
Appartement C57,
86000 POITIERS

Il pourra être transféré par simple décision du conseil d’administration.

Article 4 - Durée

La durée de cette association est illimitée.

Article 5 - Composition

L’association se compose de cinq types de membres :

- Membre permanent
- Membre d’honneur
- Membre bienfaiteur
- Membre actif
- Membre passif

Les types de membres sont définis dans l’article 8.

Article 6 - Admission

Pour faire partie de l’association, il faut adhérer aux présents statuts et au règlement intérieur. Par ailleurs, s’acquitter du versement de la cotisation annuelle dont le montant est fixé chaque année par l’Assemblée Générale donne accès aux droits de membre actif.

L’adhésion est agréée par le bureau qui statue, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d’adhésion présentées. En matière d’admission, les décisions du bureau sont souveraines, et n’ont pas besoin d’être motivées. Le Conseil d’Administration pourra se réserver le droit de refuser des adhésions, avec avis motivé aux intéressés.

Article 7 - Règlement Intérieur

Un Règlement Intérieur est établi par le Conseil d’Administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée Générale. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Le Règlement Intérieur est susceptible d’être modifié en cours d’année sur décision du Conseil d’Administration.

Article 8 - Membres de l’association

- Le membre permanent est nommé à la création de l’association pour une durée illimitée. Il peut toujours démissionner à tout moment. Ce statut ne dispense pas de paiement de cotisation annuelle. La liste des noms et le nombre des membres permanents est définie dans le Règlement Intérieur de l’association. Ces membres sont de fait membres du Conseil d’Administration de l’association.
- Le membre d’honneur est nommé sur décision du Conseil d’Administration. La durée s’étend jusqu’ à l’Assemblée Générale suivant sa nomination. Il dispose des mêmes droits et devoirs que le membre actif. Il peut être dispensé, s’il le souhaite, de cotisation annuelle.
- Le membre bienfaiteur est un membre actif ayant payé une cotisation au moins deux fois supérieure à un membre actif. Il dispose des mêmes droits et devoirs que le membre actif.
- Le membre actif cotise pour participer à l’association. Le montant de la cotisation est défini dans le règlement intérieur. Il a le devoir du respect du règlement intérieur et il dispose d’un droit de vote à l’Assemblée Générale, le droit d’être tenu informé des évolutions de l’association, de participer aux évènements ou aux activités télématiques.
- Le membre passif adhère gratuitement à l’association. Il a le devoir du respect du règlement intérieur et le droit d’être tenu informé des évolutions de l’association, de participer aux évènements ou aux activités télématiques.

Article 9 - Nomination de membres permanents

Ces membres sont, à l’origine, des membres fondateurs de l’association, ils sont nommés sans limitation de durée, sauf démission de leur part. Le nombre de membres permanents est choisi par un vote à l’unanimité effectué par les membres permanents déjà en poste. Seuls les membres majeurs peuvent être nommés à cette qualité de membre.
Si un membre permanent abandonne sa qualité de membre permanent, quelle qu’en soit la raison, les autres membres permanents procèdent à l’élection de son remplaçant lors de la prochaine réunion du Conseil d’Administration. Sont éligibles l’ensemble des membres d’honneurs, bienfaiteurs et actifs. Cette élection peut se réaliser par télématique, au terme d’un débat, les votes ne sont pas tenus secrets.

Dans le cas d’une démission, et dans ce cas seulement, le membre permanent démissionnaire peut participer à l’élection de son successeur.

Article 10 - Perte de la qualité de membre - Radiation

La qualité de membre se perd par :

- Le décès ;
- La démission, adressée par écrit au président de l’association ;
- La radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de cotisation (précisant que les membres passifs en sont exonérés), infraction aux présents statuts ou au Règlement Intérieur, ou motif grave portant préjudice moral ou matériel à l’association, l’intéressé ayant été invité à fournir des explications au conseil d’administration.

Article 11 - Ressources

Les ressources de l’association comprennent :

- Le montant des cotisations ;
- Les subventions de l’état, des départements, des communes, des établissements d’utilité publique ;
- Les dons manuels (versements effectués par des entreprises, des particuliers ou des contribuables) ;
- Toutes autres ressources autorisées par la loi.

Article 12 - Conseil d’Administration

L’association est dirigée par un Conseil d’Administration d’au moins quatre membres, dont au minimum l’ensemble des membres permanents.

Le Conseil d’Administration choisit parmi ses membres, après délibération, au moins quatre personnes pour former le Bureau, dont :

- Un Président, un Vice-Président, d’autres Vice-Présidents si nécessaire.
- Un Secrétaire, et si nécessaire, un ou plusieurs Secrétaires Adjoints.
- Un Trésorier, et si nécessaire, un ou plusieurs Trésoriers Adjoints.

Les postes sont distribués entre les membres du bureau. Les membres sortants sont rééligibles.

Les membres non-permanents faisant partie du Conseil d’Administration sont renouvelés à chaque Assemblée Générale. Après la constitution d’un nouveau Conseil d’Administration, ses membres sont tenus de désigner un nouveau Bureau lors de sa prochaine réunion.

Le Conseil d’Administration donne la ligne directrice de la politique de l’association, tandis que le Bureau s’occupe de la gestion courante.

En particulier, les décisions concernant le contenu de l’association sont du ressort du Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration décide du nombre de postes à pourvoir lors de son renouvellement, avant la tenue de l’Assemblée Générale considérée.

Article 13 - Bureau

13.1 Le Président

Le Président dirige la politique générale de l’association en accord avec son Bureau :

- Il réunit le Bureau au moins deux fois par an,
- Il ordonne les dépenses dans le cadre du budget annuel,
- Il est responsable, conjointement avec le Trésorier, des finances de l’association ; ils ont seuls qualité, parmi les membres du Bureau, pour déposer ou tirer toutes sommes du compte bancaire de l’association.

13.2 Le Vice-Président

Le Vice-Président, assiste ou remplace le Président dans ses fonctions, selon délégation qu’il en reçoit, ou en cas d’empêchement du Président.

13.3 Le Trésorier

- Le Trésorier tient la trésorerie détaillée et règle les dépenses dans le cadre du budget ordinaire de l’association.
- Il présente régulièrement la situation et les pièces comptables au Président de l’association.
- Il veille à la rentrée des cotisations de section et ne conserve en principe qu’un minimum de liquidités. Il est chargé du recouvrement des impayés.
- Il élabore le compte rendu financier annuel de l’association.
- Il établit un budget prévisionnel pour l’exercice suivant avant la date fixée pour la prochaine Assemblée Générale.

13.4 Le Secrétaire

- Le Secrétaire assure les opérations de liaison et de communication au sein de l’association et tient procès verbal des réunions du Bureau qu’il convoque en accord avec le Président.
- Il assure la collecte des comptes-rendus d’évènements liés à l’association et des articles destinés aux journaux.
- Il est chargé de la correspondance et de la rédaction des convocations.
- Il tient le fichier des membres de l’association et de leur qualité.

Article 14 - Remplacement de membres du Bureau ou du Conseil d’Administration

En cas de vacance d’un poste du Bureau, ce dernier est attribué à un membre du Bureau qui peut alors cumuler plusieurs postes, jusqu’à la prochaine réunion du Conseil d’Administration.
En cas de vacance d’un siège au Conseil d’Administration (démission, radiation, etc.), son remplacement est effectué suivant la procédure décrite à l’Article 9 si le siège est celui d’un membre permanent, mais différé à la prochaine Assemblée Générale si le siège est celui d’un membre élu.

En cas de renouvellement normal des membres éligibles du Conseil d’Administration, la procédure décrite dans l’Article 14 est mise en œuvre lors d’une Assemblée Générale.

Article 15 - Élection des membres non-permanents au Conseil d’Administration

Tout membre majeur de l’association (membre d’honneur, membre bienfaiteur ou membre actif) à jour du paiement de sa cotisation et non membre permanent du Conseil d’Administration, peut se présenter à un poste vacant de membre élu du Conseil d’Administration.

Le corps électoral se compose des membres d’honneur, membres bienfaiteurs et membres actifs de l’association à jour du paiement de leur cotisation.
Chaque électeur inscrit sur son bulletin de vote un nombre de noms inférieur ou égal au nombre de postes à pourvoir.

Le responsable du dépouillement comptabilise la quantité de voix qui se sont portées sur chaque nom correspondant sans ambiguïté à un membre éligible de l’association, qu’il se soit porté candidat ou non.

Chaque membre de la liste ainsi obtenue est consulté dans l’ordre décroissant du nombre de voix obtenues, pour savoir s’il accepte ou non sa nomination, jusqu’à remplissage du nombre de postes à pourvoir.

Si plusieurs noms ont recueilli le même nombre de voix, la consultation des membres doit avoir lieu selon l’ordre décroissant d’ancienneté au sein de l’association puis du plus vieux au plus jeune en cas d’ancienneté égale.

Ces élections peuvent avoir lieu par voie télématique et impliquer une démarche d’inscription sur un site Internet gratuit. Les électeurs ne disposant pas d’Internet pourront donner procuration par courrier à l’un des membres permanents.

Les membres ainsi élus prennent leurs responsabilités après la fin de l’Assemblée Générale au cours de laquelle s’est déroulé le vote.

Article 16 - Réunion du Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois tous les six mois sur convocation du Président, ou sur la demande d’un quart au moins de ses membres. La demande peut se faire par courrier ou email, avec un délai minimum d’une semaine.

Une réunion du Conseil d’Administration n’est considérée comme valide que si les trois-quart des membres permanents ou la moitié des membres du Conseil d’Administration au moins donnent leur accord.

Ces réunions ont lieu suivant une procédure décidée par les membres du Conseil d’Administration, et peuvent avoir lieu par voie télématique.

Les votes sont effectués à la majorité relative des voix ; s’il est nécessaire de départager plusieurs options arrivées à égalité de voix, le vote du Président est prépondérant.

Le Conseil d’Administration pourra décider d’engager une procédure d’exclusion envers tout membre non permanent du Conseil d’Administration qui n’aura pas participé à trois réunions consécutives.

Article 17 - Réunion du Bureau

Le Bureau de l’association se réunit au moins une fois tous les six mois ou sur demande de la moitié de ses membres.

Ces réunions ont lieu suivant une procédure décidée par les membres du bureau et peuvent avoir lieu par voie télématique.

Les votes sont effectués à la majorité relative des voix ; s’il est nécessaire de départager plusieurs options arrivées à égalité de voix, le vote du président est prépondérant.

Tout membre du bureau non membre permanent qui, sans excuse, n’aura pas participé à trois réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire.

Article 18 - Assemblée Générale Ordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l’association. Elle se réunit une fois par an aux environs du 15 juillet, date limite de l’exercice annuel, date de clôture des comptes et date limite de versement des cotisations des membres. Cette réunion pourra avoir lieu par voie télématique.

Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du Secrétaire par courrier ou par email. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

Le Président assisté des membres du Bureau, préside l’assemblée et expose la situation morale de l’association.
Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée.

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement des membres éligibles du Conseil d’Administration, si nécessaire. Ce remplacement est effectué par vote, comme décrit à l’Article 15. Les nouvelles fonctions prendront effet après la fin de cette assemblée.

Ne devront être traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l’ordre du jour. Tout membre de l’association peut inscrire une question à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale, en la déposant auprès du Bureau, au plus tard une semaine avant la date de l’Assemblée Générale. Le Bureau se réserve le droit de refuser ce dépôt sur avis motivé auprès du demandeur.
Sur la demande de plusieurs adhérents, le Bureau pourra accepter de traiter en Conseil d’Administration des questions diverses d’intérêt général en fin de conseil.

A la fin de l’Assemblée Générale sera établi un procès-verbal par le secrétaire en poste au début de l’assemblée. Ce procès-verbal doit être soumis au président en poste après la fin de l’assemblée. Tous deux doivent le signer conjointement.

Article 19 - Assemblée Générale Extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des membres actifs, bienfaiteurs, d’honneur et de la moitié plus un des membres permanents de l’association, le Président convoque une Assemblée Générale Extraordinaire, suivant les modalités prévues par l’Article 18.

Article 20 - Procuration, votes

Chaque décision d’une instance de l’association doit être validée par un vote. Ce vote peut avoir lieu par toute méthode jugée adéquate par le président.

Les membres de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration, peuvent être représentés par une autre personne, qui doit être membre de l’instance concernée. La procuration peut être à durée indéterminée ou déterminée, avec la possibilité de rompre ce mandat. Ces deux étapes nécessitent d’en informer par courrier le Président, le Secrétaire et le représentant choisi en précisant la date de mise en application de la procuration, et éventuellement la date de fin de cette procuration.
Le représentant possède tout mandat de la part de l’absent pour voter les décisions de l’instance sus-citée.

Dans le cas d’une représentation à l’Assemblée Générale de l’association, une personne ne peut pas posséder plus de deux mandats de représentation, ce qui lui attribue au maximum 3 voix dans le cas d’un vote.

Dans le cas du Conseil d’Administration, un seul mandat peut être attribué par personne.

Article 21 - Modification des statuts

Toute modification apportée aux présents statuts ne peut être validée qu’à la suite de l’approbation de deux Assemblées Générales des membres de l’association, dont une doit obligatoirement être une Assemblée Générale Ordinaire.

La période séparant les deux Assemblées Générales ne peut être inférieure à deux semaines.

Article 22 - Comptabilité

Il est tenu au jour le jour une comptabilité-deniers par recettes et par dépenses et, s’il y a lieu, une comptabilité matière.

Article 23 - Modifications, dissolution

Le président doit faire connaître dans les trois mois, à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l’arrondissement où l’association a son siège social, tous les changements survenus dans l’administration ou la direction de l’association, ainsi que toutes les modifications apportées à ses statuts.

Ces modifications et changements sont, en outre, consignés dans les archives de l’association.

En cas de dissolution prononcée par les trois-quart au moins des membres permanents présents à l’Assemblée Générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci. L’actif net est attribué à une ou plusieurs associations déclarées ou à toute autre personne morale de droit privé (société, syndicat, groupement d’intérêts économique, etc.)


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